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CIO经验谈 | 做IT项目要警惕这八个大坑

黑龙江6+1app www.j7k88.cn 2018-06-29 18:07:12  来源:CIO之友

摘要:在日常工作中,众多的IT项目,难免会出现管理不善的现象,这让CIO极其的苦恼。 事实上,即使有项目管理软件,IT项目也往往要比计划所花费的时间更长,而且成本比预算要多。尽管没有两个项目是完全相同的,但是可能影响并危及项目的失误往往却非常相似。在大型而复杂的项目中,好的项目经理也可能会在与业务同事的争吵中,或者在需求更改的声音铺天盖地而来时犯错误。
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在日常工作中,众多的IT项目,难免会出现管理不善的现象,这让CIO极其的苦恼。 事实上,即使有项目管理软件,IT项目也往往要比计划所花费的时间更长,而且成本比预算要多。尽管没有两个项目是完全相同的,但是可能影响并危及项目的失误往往却非常相似。在大型而复杂的项目中,好的项目经理也可能会在与业务同事的争吵中,或者在需求更改的声音铺天盖地而来时犯错误。

最近,多位CIO和IT项目管理的专业人士,讲述了他们所看到的IT项目执行的常见错误,并提供了避免这些错误的建议。

错误#1:不与整个团队沟通就预先设定目标

技术咨询公司Nisum的敏捷实践项目负责人Shami Ahuja表示:“从一开始,CIO就要让团队里的所有成员认识到自己的角色、责任和交付成果,因此在项目展开之前,必须召开一次所有相关人员参加的启动会议。启动会议有助于界定和确定相关的进度预期,并且最终使团队更加自力更生并实现自我组织。对于项目来说,也赋予了更高层次的问责制和所有权。“

错误#2:没有把大项目合适的分解

“将大型项目分解成一系列的小型项目,把各个小项目安排给合适的团队负责,以便他们可以成功和自信地去解决每个任务。”存储提供商DOCUdavit创始人Sid Soil说。突然接手一个大型项目,容易让你的团队感到不知所措。因此,如果条件合适,CIO和整个团队都必须花点时间了解项目的各个方面,然后将项目分解成一个个小任务,并将每个任务分配给团队,真正做到把项目的每一个环节都安排给最适合完成它的成员。

错误#3:没有明确项目/任务的优先级

数据中心服务提供商Green House Data的首席信息官Cortney Thompson解释说:“许多IT部门常常在同时向内部同事和外部客户提供多个项目服务。但是太多次,我看到工作人员都在埋头处理一个较低优先级的项目,而忽略一个应该被更重视的项目。”这就是为什么项目经理很重要,他能让团队成员知道应该优先考虑哪些任务以及工作的优先级应该在什么时候发生变化。他说:“明确的沟通项目重点可以帮助IT团队节省大量麻烦和头痛。”

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错误#4:忘记了项目管理其实也是人事管理

IT猎头服务公司Computer Task Group的总经理Irfan Kapasi表示:“太多项目经理陷入困境,是因为他们重点关注了与项目相关的范围、质量、成本和时间表,但忽略了人事上的工作。没有正确的安排、管理和监督团队成员,可能会导致项目的延误,影响项目结果的质量并导致成本超支。”为避免这个问题,“CIO必须确保每个人都明白,他们的角色对于项目的成功是至关重要的,同时安排时间定期的检查进度也是必须的,”他建议,“这些人事关系包括赞助商、团队成员、企业高管、供应商和其他利益相关者。唯有这样你才可以确保每个人都对项目拥有相同的期望。

错误#5:没有定期与团队成员沟通

Timesheet Mobile公司总裁Bob Drainville说:“虽然没有人会反驳时常的沟通对项目管理的重要性,但一旦项目在进行中,成员们很容易忘记彼此会面沟通,或向其它利益相关者们提供项目的更新进度。因此建立定期召开沟通会议的机制,包括谁来参加这些会议,谁需要参与,将有助于保持项目的顺利进行。”Drainville还强调,正确的人数是非常重要的,因为太多的人会把事情复杂化,大量的时间可能会浪费在一个问题接着一个问题的讨论上。

错误#6:没有把控好项目的范围蔓延

移动应用开发公司Clearbridge Mobile的产品总监Kofi Senaya说:“范围蔓延在项目管理中是无处不在的,也难以管理,因为这种蔓延是不确定的,也是强加在你身上的。附加的需求和功能可能使资源变得紧张,并影响产品愿景。如果没有适当的控制,他们可以严重影响项目的成功。当然,范围蔓延是可以通过强有力的项目管理和产品所有权来把控的。”

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“当项目需要添加或考虑更改功能时,IT经理需要问自己几个问题,”Senaya说,“新功能的请求是否符合产品愿景?这种更改是否会为最终用户带来更多价值?用户对新的功能是批评还是很高兴? 明确定义产品目标并确定成功因素,有助于确保不符合目标的变更请求和附加功能不会对项目产生威胁。”

错误#7:不使用项目管理工具

广告优化公司MetetizeMore的创始人兼首席执行官Kean Graham说:“许多可靠的项目管理工具,能够通过可视化来帮助展示项目进度。为了帮助保持项目顺利进行,使用这些工具来了解项目的进度很重要,以确保其在最后期限内完成,也有助于提高效率和发现问题。”

“另外,项目文件应每周更新一次,”项目管理专家和顾问Cerila Gailliard说,“如果有重要的事情出现(例如项目任务、范围或期限发生了变化),项目经理应该在24小时内更新文档。这将使大家能够了解到项目的准确信息。

错误#8:项目出现问题时未能善加调整

每个项目经理都知道,有时候尽管你做出了最大的努力,但事情出错或项目失败是不可避免的。项目组合管理软件供应商Changepoint首席技术官Brandon Evans表示:失败的恐惧有时可能导致项目经理徒劳的去尝试挽救一个注定失败的项目。

“这就是为什么‘创造透明和真实报告的工具’是必要的,为行政利益相关者提供项目的实时信息,以便做出及时的决策,”他说,“如果项目具有重要的战略意义,或者出现问题,业务可以通过调整预算、资源和交付期望来改变进程,从而保证项目的成功。


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